Se è innegabilmente vero che – in una società che ci chiede di essere costantemente super performanti – la produttività non è tutto, è altrettanto vero che non essere produttivi può dimostrarsi un problema molto serio. Come aumentare la produttività sul lavoro, soprattutto se abbiamo abitudini che ci distraggono e ci fanno perdere tempo?
La prima regola per essere più produttivi è comprendere che con la parola “produttività” ci si riferisce all’efficienza – di un professionista, un’impresa, un team di lavoro – nel generare un risultato.
Non si tratta di un parametro utilizzato esclusivamente per misurare le prestazioni dei lavoratori, ma anche quella dei processi, delle attrezzature, della gestione e delle metodologie.
L’efficienza delle prestazioni viene valutata attraverso tre parametri che sono:
– il tempo impiegato per ottenere il risultato,
– la dimensione / il volume / la misura del risultato ottenuto,
– la qualità del risultato stesso.
Quindi potremmo dire che più obiettivi si raggiungono nel minor tempo possibile, utilizzando il minor numero di risorse e maggiore è la produttività.
Al contrario, se impieghiamo molto tempo a ottenere un risultato e se per raggiungerlo utilizziamo un gran numero di risorse, verremo considerati improduttivi (o addirittura controproducenti).
Consigli per essere più produttivi sul lavoro
Ora che abbiamo chiaro in mente cosa sia davvero la produttività, ci sarà facile comprendere come misurarla sia indispensabile per individuare eventuali aree di miglioramento nel nostro processo di lavoro.
Per esempio potremo fare luce su:
– come impieghiamo le ore di lavoro,
– come distribuiamo i compiti lungo l’arco del tempo,
– quali risorse investiamo nell’esecuzione di ciascun task.
Una volta che anche questi aspetti del nostro lavoro saranno evidenti, potremo prendere provvedimenti e ottimizzare i workflow per aumentare la nostra produttività.
Forse ti chiederai se abbia senso misurare la tua produttività, visto che sei freelance, probabilmente non hai un team di lavoro fisso e segui progetti e clienti con modalità operative anche molto differenti tra loro.
La risposta è dentro di te: senti che le ore lavorate e gli sforzi compiuti sono equivalenti ai risultati raggiunti? O sei “in perdita”?
Ciascuno di noi gestisce il proprio tempo in modo personale – anche in base al proprio cronotipo magari – ma alla fine del giorno tutti dobbiamo fare i conti e prendere atto dei compiti portati a termine e quelli in sospeso, prioritari o meno che siano.
Quante attività concludi con successo in un determinato lasso di tempo? E il risultato ottenuto è di qualità?
Se la risposta non ti soddisfa pienamente, ecco 11 consigli per aumentare la tua produttività sul lavoro e che puoi testare su di te.
1. “Non spezzare la catena”
In originale “Dont’ break the chain”, il metodo del comico Jerry Seinfeld consiste nell’iniziare una cosa e continuare a farla finché non sarà terminata.
In base alle tue attività puoi decidere di:
- dedicarti a un task ininterrottamente per tutto il tempo necessario a concluderlo durante lo stesso giorno;
- riservarti ogni giorno un definito numero di ore per lavorare a questo determinato progetto;
- definire una data di inizio e una di consegna dei lavori e, per quei giorni, concentrarti solo su quel compito.
2. La tecnica del pomodoro
Di certo avrai già sentito parlare del metodo inventato da Francesco Cirillo mentre frequentava il college, nato sfruttando un vecchio timer da cucina a forma di pomodoro.
Come funziona? È molto semplice: si imposta il timer in periodi di 25 minuti cad. alternandoli con pause da 10 minuti.
Adatto per chi ama sfidarsi ad anticipare il trillo che comunica “tempo scaduto”!
3. Il metodo Kanban
Anche conosciuto come “metodo Toyota” perché nato proprio negli stabilimenti di produzione del marchio automobilistico Giapponese.
In Italia potremmo definire i Kanban come dei post-it con cui etichettare le varie fasi di un processo di lavoro.
Uno schema base del metodo prevede 3 semplici colonne:
- una con i compiti in sospeso
- una con le attività in corso
- un’altra con quelle completate
Il post-it si sposterà quindi in ciascuna di queste colonne fino all’ultima.
4. Il time blocking
Il metodo del time blocking consiste nell’organizzare la giornata prevedendo blocchi di tempo di minimo un’ora e mezzo e massimo 3, da dedicare a ciascun task.
In questo modo potrai lavorare senza interruzioni per tutta la durata dell’intero slot orario che avrai riservato apposta per quell’attività.
E ricordati di prevedere una pausa tra un blocco di tempo e l’altro!
5. Must, should, want
In italiano Devo, dovrei, voglio è una tecnica che aumenta la produttività basandosi sulle priorità e sulle attività quotidiane da svolgere.
Consiste nel creare tre liste, sotto forma di frasi o colonne, che suoneranno per esempio così:
- Devo pubblicare due articoli di blog al mese
- Dovrei parlare di come aumentare la produttività sul lavoro
- Voglio comprare un block notes giallo
Rileggendo le frasi che avrai scritto avrai ben chiaro cosa è davvero importante fare, cosa è urgente, cosa ti porterà più risultati e cosa può attendere.
6. Il principio di Pareto
Conosciuto anche come “80/20”, il principio di Pareto è stato elaborato da Vilifredo Pareto nel 1906.
L’economista ha scoperto che l’80% dei risultati ottenuti è generato dal 20% degli sforzi che compiamo per raggiungerli.
Applicarlo alla propria giornata può sembrare complesso, quindi approfondirò questo aspetto in un articolo futuro.
A ogni modo, la regola 80/20 ci aiuta a chiarire quali attività sono fondamentali per raggiungere un obiettivo e quali lo sono meno o non lo sono affatto. Di conseguenza potremo ottimizzare il nostro tempo, i nostri sforzi ed essere più produttivi.
7. Eat the frog
Le favole ci raccontano che i ranocchi andrebbero baciati, ma Mark Twain ha rovinato l’atmosfera scrivendo “Mangia una rana come prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto del giorno”.
Non ti sto consigliando di inghiottire davvero un rospo, almeno non letteralmente.
Il metodo Mangia la rana consiste nel fare ogni giorno, per prima cosa, l’attività meno piacevole. Una volta portata a termine, potrai dedicare le tue energie a compiti migliori e la tua giornata sarà in discesa.
8. Alice in wonderland
Alice nel paese delle meraviglie è uno stratagemma produttivo che si ispira al romanzo di Lewis Carrol, in particolare alla sua tana del coniglio.
La tana del coniglio, quando parliamo di produttività, è una trappola, una situazione che ci fa perdere la cognizione del tempo.
Cosa sono le tane del coniglio sul lavoro?
I social network, per esempio, ma anche le videocall infinite che potevano essere un’email, i processi decisionali lunghi e mille altre situazioni che di certo hai vissuto anche tu.
Quando ci finisci dentro, riconosci di essere in una tana del coniglio ed esci.
9. Il conto alla rovescia
È possibile unire anche due metodi, come nel caso del conto alla rovescia: si utilizza il time blocking – idealmente di 90 minuti – e ci si concentra su quanto tempo manca alla scadenza del blocco di tempo.
Ovviamente durante quell’ora e mezza dovremmo completare i compiti che ci siamo prefissati.
10. Il metodo del colibrì
Un buon modo per aumentare la produttività può essere imitare il colibrì e “volare di fiore in fiore”, ovvero di cambiare postazione di lavoro tra un compito e l’altro.
Spostarsi da uno spazio di lavoro a un altro offre energia alla giornata ed è l’ideale se si lavora da casa o in un coworking con ambienti diversi a disposizione.
11. Le to-do-list
Come sai io sono appassionata di to-do-list (ho anche creato un freebie a tema) e questo metodo consiste nel creare proprio una to-do-list la sera prima di ogni giornata lavorativa.
Oltre alla lista degli obiettivi da raggiungere in un giorno, ti consiglio di creare anche la lista di quelli da raggiungere in una settimana e in un mese, così potrai monitorare la tua reale produttività.
Quale di questi metodi proverai? Testa tutti quelli che ritieni più adatti a te, se ti va, raccontami come va.
