Che cos’è il processo di onboarding?
Onboarding significa letteralmente salire a bordo e, utilizzato in contesto aziendale, indica il processo con cui i neoassunti vengono inseriti all’interno di una realtà lavorativa. Comprende dunque l’insieme di attività che consentono alle nuove risorse di completare il processo di assunzione e di conoscere la loro nuova azienda dal punto di vista della struttura, cultura, vision, mission e valori.
L’onboarding per i freelance invece rappresenta il processo di avvio di una collaborazione con un nuovo cliente o progetto. È quel momento cruciale in cui si stabiliscono le basi per una partnership di successo, si assicura una chiara comprensione delle aspettative, delle scadenze e delle responsabilità reciproche.
Come organizzare un processo di onboarding?
Se mi segui da qualche tempo sai che ho una passione per le liste, quindi non ti stupirà sentire il mio consiglio per organizzare un processo di onboarding: con le liste.
I tipi di liste che puoi creare sono infiniti, ma si possono raggruppare in tre macro categorie:
- liste operative
- liste di consultazione
- check-list
Le liste operative sono le classiche to do list, gli elenchi di cose da fare nella giornata. Sono le attività che si eseguono una sola volta e che depenni quando sono completate, le consulti quotidianamente e le pianifichi giorno per giorno.
Esempi:
- rispondere alla email di Fabrizio
- terminare le slide per l’evento di Roma
- pagare bolletta del gas
- fare call di allineamento con Beatrice
Le liste di consultazione servono solo nel momento del bisogno. Sono fantastiche per liberare la mente e non riportano delle azioni, ma informazioni di una stessa categoria.
Esempi:
- lista della spesa
- viaggi da fare prima dei 40 anni
- serie TV da vedere su Netflix
- libri da leggere
Le check-list, invece, sono le liste di attività che si ripetono sempre uguali, come metodi o procedure. Le puoi utilizzare nel momento in cui ti senti affaticato e vuoi liberarti la mente, senza dover pensare ai passaggi successivi.
Esempi:
- morning routine
- step per scrivere articolo per il blog
- onboarding cliente
Ed è proprio grazie a una checklist che possiamo creare e monitorare il nostro processo di onboarding cliente. Possiamo scegliere di utilizzare uno strumento cartaceo o digitale, ma l’importante è che lo strumento che scegliamo ci dia fiducia. Gli strumenti cartacei sono perfetti per gli amanti della carta oppure se le informazioni che inseriamo non devono essere condivise con altre persone o ancora se non abbiamo la necessità di fare molti spostamenti.
Invece l’utilizzo di uno strumento digitale è ideale se abbiamo la necessità di condividere le informazioni con colleghi, clienti, team di lavoro o familiari, se lavoriamo sempre in luoghi diversi o siamo spesso in movimento.
Io ad esempio utilizzo Notion per i miei progetti lavorativi e personali ed è proprio su una pagina Notion che ho creato la mia check-list per monitorare il mio processo di onboarding cliente.
Ho individuato ogni singolo step necessario differenziando i miei due principali servizi: Percorso da 4 consulenze e Supporto Operativo
Per ognuno ho individuato le attività propedeutiche dal momento in cui il cliente mi contatta fino all’invio della fattura definitiva.
Di seguito ti riporto i singoli step presenti sulla mia personale checklist di Notion, sperando di darti qualche spunto concreto.
PERCORSO DA 4 CONSULENZE
– inviare questionario “Come gestisci la tua organizzazione” + slot per call conoscitiva
– call conoscitiva
– inviare preventivo con dettagli percorso e importo
– accettazione del preventivo da parte del cliente
– inviare richiesta dati cliente per la fatturazione
– inviare fattura proforma
– pagamento del percorso da parte del cliente
– inviare mail con fattura definitiva + slot 1 call di 4
SUPPORTO OPERATIVO
– inviare mail con slot per call conoscitiva
– call conoscitiva
– inviare richiesta dati cliente per la preparazione della documentazione
– inviare contratto con l’informativa privacy + lettera d’incarico + fattura proforma
– firma del contratto e lettera privacy da parte del cliente
– pagamento del pacchetto scelto dal cliente
– inviare mail con fattura definitiva + slot prima call operativa
Oltre a Notion esistono molti altri tool che puoi esplorare per trovare quello che funziona meglio per te, ricordandoti che puoi scegliere un qualsiasi strumento digitale o anche semplicemente carta e penna. Quale strumento userai per creare il tuo di onboarding? Se hai bisogno di una mano a riconoscere quali sono i più amati per questo genere di task, contattami e ti aiuterò.
