Delegare. Una parola che inizia a risuonare nella nostra testa, quando il nostro lavoro da freelance aumenta notevolmente, ma ahimè, nessuno ci insegna a farlo in modo efficace.
Diciamola tutta: delegare poi spaventa. Troveremo una persona affidabile a cui affidare parte dei nostri task? Li svolgerà con cura? I clienti saranno contenti o noteranno una differenza in negativo?
Il processo di delega, al di là della ricerca del professionista ideale con cui collaborare, è delicato. Da quello dipende la corretta esecuzione dei compiti delegati e, da un punto di vista più ampio, la soddisfazione dei nostri clienti.
Ma cosa significa delegare e quando arriva il momento di farlo?
Partiamo dalle basi. Il termine delegare significa “incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece”. Quindi il termine delega è un atto attraverso il quale una persona conferisce a un’altra persona il potere di agire in suo nome e per suo conto.
Il momento in cui è opportuno delegare dipende da diversi fattori, tra cui la complessità del compito da svolgere, le competenze e le risorse disponibili, nonché la fiducia e l’affidabilità delle persone coinvolte. Ecco alcuni suggerimenti su quando potrebbe essere il momento giusto per delegare.
Sovraccarico di lavoro
Se hai un carico di lavoro eccessivo che ti impedisce di gestire efficacemente tutte le attività, potrebbe essere il momento di delegare alcune responsabilità. Identifica le attività che possono essere assegnate ad altri e cerca persone competenti che possano svolgerle.
Competenze specializzate
Se ci sono compiti specifici che richiedono competenze specializzate che tu non possiedi, potrebbe essere vantaggioso delegarli a qualcuno che abbia l’esperienza o la formazione necessaria. In questo modo, puoi beneficiare delle competenze di altre persone e ottenere risultati migliori.
Focalizzati sulle priorità
Se vuoi concentrarti sulle attività più importanti o strategiche che richiedono la tua attenzione diretta, puoi delegare compiti meno critici o ripetitivi ad altri. Ciò ti consente di dedicare più tempo ed energia alle questioni di maggiore rilevanza e ad attività che possono far crescere ancora di più il tuo business.
Sviluppo delle competenze
La delega può essere un’opportunità per sviluppare le competenze delle persone nel tuo team. Assegnando loro nuove responsabilità, puoi aiutarli a crescere professionalmente e acquisire nuove abilità.
Gestione del tempo ed efficienza
La delega può contribuire a una migliore gestione del tuo tempo e a renderti più efficiente. Condividendo il carico di lavoro, puoi ridurre lo stress e aumentare la produttività tua e del team. Uno dei benefici della delega è proprio questo; liberare tempo. Tempo per dedicarsi a compiti più importanti per il proprio business, tempo per se stessi, la propria famiglia e le proprie passioni.
Come delegare? O meglio come possiamo imparare a delegare?
Per prima cosa è importante considerare attentamente cosa delegare e a chi. Inoltre dobbiamo assicurarci che la persona a cui delegare abbia le competenze e le risorse necessarie per svolgere il compito in modo adeguato. Dobbiamo comunicare in modo chiaro le aspettative, le scadenze e i risultati attesi, dobbiamo mantenere un monitoraggio regolare per garantire che il lavoro sia svolto correttamente e fornire supporto se necessario.
Un altro aspetto importante è il feedback. Dare e ricevere un feedback costruttivo aiuta a migliorare la collaborazione e a renderla sempre più produttiva ed efficace.
4 consigli utili per delegare al meglio
- Parti da piccoli task
Per approcciarti a un’attività che per te è nuova, parti con piccoli passi, ovvero piccoli task che per te sono di routine, ma ti permettono di fare uno step esplorativo così da darti un’opportunità in questo senso. Inizia a delegare a una sola persona una sola attività, in modo da prendere confidenza con l’argomento, metterti alla prova, trovare la giusta dimestichezza con la delega e iniziare a gestire bene le istruzioni da fornire ad altri.
- Delega le attività che ti portano via tempo
Un secondo aspetto importante su cui riflettere, è delegare tutti quei task e quelle mansioni secondarie, ma necessarie per il tuo business che ti portano via tempo e il cui risultato non cambia se svolte da altre persone, anzi permettono a te di dedicare il tuo tempo ad attività che faranno crescere il tuo business.
- Correggi e dai feedback
Per far si che la delega sia fruttuosa e funzioni anche in termini di risultati attesi, è necessario attivare una fase di verifica e correzione. Attenzione, però, a non confondere la verifica con il controllo. Significherebbe vanificare il senso stesso della delega. Verificare significa apportare delle correzioni se necessario, lasciarsi stupire quando alcune cose vengono fatte da altri per te molto bene, anche se in maniera diversa da come avresti fatto tu. Verificare significa conoscere il processo di avanzamento delle cose che hai delegato. Questo ti aiuta anche ad avere il tempo di intervenire se le attività che hai delegato non vanno nella direzione giusta, oltre a fornirti un bellissimo e continuo scambio di feedback.
- Impara a lasciare andare
Questo punto non riguarda un aspetto tecnico, ma è molto più legato al mindset. La mentalità giusta non si applica solo ai tecnicismi e alla strategia, ma anche ad aspetti più personali, come appunto la capacità di lasciare andare, che non significa disinteresse nei confronti del lavoro che hai delegato. Piuttosto, significa trovare quel giusto distacco e fiducia per avere la tranquillità che il lavoro sarà ottimale anche senza un controllo e una supervisione da parte tua.
E tu hai mai pensato di delegare? Se la tua risposta è sì, ma hai ancora qualche titubanza, possiamo parlarne insieme. Lo sai che potresti delegare alcune delle tue attività proprio a me?
Il vantaggio di delegare ad una Professional Organizer consiste nell’avere un supporto costante che, oltre a restituirti tempo, migliorerà i tuoi processi e il flusso di lavoro. Struttureremo insieme un processo di delega efficace che ti permetta di vivere più serenamente le tue giornate lavorative e il tempo libero.
Se vuoi avere maggiori informazioni, scopri il mio servizio Supporto Operativo oppure contattami per approfondire insieme.
