Il libro “Detto fatto. L’arte di fare bene le cose”, da titolo originale “Getting Things Done” di David Allen è uno dei libri di gestione del tempo, produttività e organizzazione personale più conosciuti di sempre su queste tematiche.
Nel suo scritto Allen spiega il metodo “Getting Things Done” o GTD, che mostra come gestire il tempo, in modo da aumentare la produttività e ridurre lo stress.
Il libro è strutturato in 3 parti:
- L’arte di fare bene le cose
- Produttività senza stress
- L’efficacia dei principi chiave
In ogni parte del libro l’autore descrive in maniera assolutamente dettagliata i punti fondamentali del metodo GTD, fornendo gli strumenti per controllare il flusso di lavoro, nonché le linee guida per la pianificazione e afferma che per far sì che le cose accadano, dobbiamo seguire 5 fasi:
1) intercettare tutte le cose che richiedono la nostra attenzione
2) chiarire il significato e capire che cosa farne
3) organizzare i risultati che mostrano le opzioni su cui bisogna
4) riflettere prima di
5) agire
L’obiettivo è di permettere a tutti di fare bene le cose, riprendere il controllo della situazione ed essere più rilassati.
Le fasi del metodo GTD
Certo, a dirlo sembra facile, più di quanto non sia effettivamente facile fare bene le cose al primo tentativo. Mantieni alto il morale, perché se sembra facile probabilmente lo è, o lo può diventare con un po’ di pratica e allenamento!
Per mia esperienza, seguire un metodo schematico aiuta ogni processo di lavoro: a te serve solo trovare quello che fa per te.
Il GTD prevede, come dicevamo, 5 fasi che voglio raccontarti qui di seguito. Possono essere seguite pedissequamente o personalizzate, il concetto è rendere tuo un sistema che funzioni.
Partiamo!
Fase 1: Intercettare
Durante questa fase dobbiamo catturare tutto ciò che attira la nostra attenzione. È molto importante appuntare ogni cosa da fare, attività, idea, pensiero intrusivo che passa per la nostra mente, per poi poterlo processare in modo appropriato. Allen lo definisce Inbox, ovvero un unico contenitore, fisico o virtuale, in cui inserire tutto quello che dobbiamo gestire. Può essere ad esempio un contenitore fisico oppure un raccoglitore della posta in arrivo o una lista cartacea delle cose da fare oppure utilizzare applicazioni digitali specifiche per questo.
Fase 2: Chiarire
Successivamente dobbiamo definire cosa significa ogni elemento e decidere cosa farne. La domanda fondamentale è chiedersi “Qual è la prossima azione?”, la risposta influenzerà la fase successiva.
- È qualcosa che posso eseguire ora? Ok, questo materiale passa direttamente al punto 3, organizzare.
- Non devo fare niente attualmente, ma è un documento o un’informazione che mi interessa mantenere? Perfetto, si inserirà in un sistema di archiviazione, digitale o cartaceo per uso futuro.
- È qualcosa che mi tornerà utile in futuro o qualcosa per cui sto attendendo altre informazioni o dati? Ottimo, finirà tutto in una zona di incubazione, anch’esso correttamente etichettato.
- È un’informazione inutile o non importante? Direttamente nel cestino!
Fase 3 – Organizzare
Tutto quello che è stato catturato e chiarito dovrà poi essere organizzato. Durante questa fase dobbiamo mettere ogni elemento “al suo posto”.
Allen dice che se ci rendiamo conto che alcune di queste azioni o attività richiedono meno di 2 minuti, allora conviene farle subito e archiviarle. Il vantaggio è quello di alleggerire il carico di pesantezza e stress.
Se invece ciò che andiamo a riprendere dall’inbox non è attuabile ora, allora possiamo inserirlo nelle categorie cestino, elementi salvati o archivio.
Al contrario se invece è attuabile ora, si dovrà inserire quell’elemento in una lista progetti o nel calendario oppure in una lista delle cose da fare il prima possibile o nella lista delle attività da delegare.
Fase 4 – Riflettere
È fondamentale fermarsi regolarmente per analizzare e fare il punto della situazione sull’avanzamento del processo lavorativo.
Si tratta della tappa della riflessione in cui si passano in rassegna i progetti, le liste di prossime azioni, il calendario e tutti gli eventuali incompleti. Si tratta di un processo a cui dedicarsi una volta alla settimana o anche ogni giorno.
Fase 5 – Agire
La quinta e ultima tappa del modello GTD prevede di passare all’azione. Ciò presuppone di decidere quale sarà la prossima cosa da fare, le vere e proprie attività da eseguire durante la giornata, utilizzando gli strumenti a noi cari.
Una volta messe in chiaro le idee, poi tocca mettersi al lavoro!
Fare bene le cose è una buona abitudine
Applicare questo metodo non è immediato, e poiché adottare nuove buoni abitudini richiede tempo, il suggerimento di Allen è: migliorare ogni passo e renderlo, appunto, un’abitudine.
Nel libro, inoltre, vengono mostrati i vantaggi che le persone hanno ottenuto nel tempo, come ad esempio un aumento della fiducia nello svolgere il proprio lavoro.
Allen entra anche in questioni psicologiche del suo metodo. Dice che le persone si sentono male quando hanno molte attività da fare, e questo perché attività incomplete generano accordi rotti con noi stessi.
Suggerisce quindi tre soluzioni per questo: “non concludere l’affare”, “attenersi all’accordo” o “rinegoziare l’affare”. In questo modo le persone si sentono meglio e, di conseguenza, sono più produttive quando svuotano la testa.
Per concludere, “Getting Things Done” spiega come utilizzare uno strumento estremamente efficace per gestire ogni tipo di progetto.
L’obiettivo del libro è aiutare le persone a prendere il controllo della situazione e mantenerlo per potere dare il meglio di loro stesse. Quando tutti gli impegni escono dalla testa ci si rilassa, si dimentica quella condizione di stress e frustrazione permanente che molti vivono a causa di tutta la “roba da fare”. E quando siamo rilassati, è più semplice concentrarsi su quello che stiamo facendo ed essere presenti qui e ora, e dedicarci a una particolare attività in modo produttivo ed efficace.
