Hai mai sentito parlare della matrice di Eisenhower? Di certo hai sentito parlare di Eisenhower, ma nonostante tutti lo conosciamo per sentito dire, voglio rinfrescare sia a te che a me la memoria.
Dwight D. Eisenhower fu un generale dell’esercito statunitense e il 34° Presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961, ed è ricordato per le spiccate doti militari e politico-diplomatiche.
La matrice che porta il suo nome – anche conosciuta come matrice delle priorità – è un ottimo strumento di consapevolezza per la gestione di progetti e delle attività. Per farla breve, la matrice di Eisenhower aiuta a gestire le attività in base alla loro urgenza e rilevanza.
Eisenhower utilizzava il suo stesso metodo per prendere decisioni importanti e gestire il proprio tempo in modo produttivo, sia durante la sua carriera politica che militare.
Come funziona e come può aiutarti ad aumentare la tua produttività?
Come funziona la matrice di Eisenhower
Immagina di dividere un foglio in quattro quadranti: ognuno di questi rappresenta un diverso grado di importanza e di urgenza.
Nel quadrante corrispondente alla massima priorità inserirai i progetti o le attività da svolgere immediatamente, in quello delle cose importanti da fare ma non urgenti, invece, inserirai i progetti o le attività che puoi programmare di portare a termine in futuro.
Secondo lo stesso criterio, le task urgenti ma non importanti andranno inserite nel quadrante che corrisponde a quelle cose che puoi delegare, mentre le non urgenti e non importanti potranno essere posticipate o anche eliminate.
Questo metodo è ancora molto popolare tra le Professional Organizer come me, gli imprenditori di successo e le persone in generale: è utilizzato sia in ambito professionale, sia in quello privato.
Consigli per applicare la matrice di Eisenhower alla tua pianificazione
Se l’idea di sfruttare questo metodo di organizzazione ti stuzzica, ecco per te alcuni consigli che semplificheranno l’integrazione della matrice di Eisenhower per strutturare la tua pianificazione: sono sicura che noterai subito come aumenterà la tua produttività.
- Prendi nota di tutti i progetti e le attività da svolgere entro l’anno, inclusi quelli lavorativi, familiari e personali.
- Classifica ogni voce in base a due criteri: importanza e urgenza. Per fare un esempio sciocco, l’invio di un preventivo può essere importante e urgente, mentre ristrutturare la camera da letto può essere importante ma non urgente quel giorno.
- Disegna una griglia a quattro quadranti su un foglio di carta. Nella colonna verticale inserisci le attività urgenti, nella orizzontale riporta quelle importanti: ecco fatto, questa è la tua matrice di Eisenhower. Ma non finisce qui.
- Inserisci ogni attività nella corretta posizione della matrice:
– le attività importanti e urgenti nel quadrante in alto a sinistra,
– le attività importanti ma non urgenti nel quadrante in alto a destra,
– le attività urgenti ma non importanti nel quadrante in basso a sinistra,
– quelle non urgenti e non importanti nel quadrante in basso a destra.
A questo punto sei a metà dell’opera, perché fin qui hai portato a termine la fase di preparazione. Ora è il momento di fare sul serio ed essere produttivi. Prova a fare così:
- Dedica la tua attenzione al tuo quadrante alto a sinistra e porta a termine le attività che hanno una scadenza a breve termine, partendo proprio da qui e procedendo e avanzando in senso orario.
- Programma le attività del quadrante in alto a destra per il futuro, facendo attenzione a evitare che diventino anche queste urgenti.
- Delega le attività del quadrante in basso a sinistra, così risparmierai tempo e potrai concentrarti su cose più importanti.
- Elimina o rimanda – sì, in questo caso hai l’autorizzazione – le attività in basso a destra e che non contribuiscono alla tua produttività.
Come dico sempre, non esiste un metodo assoluto che funziona per tutti, però esiste quello migliore per ciascuno di noi. L’unico modo per trovare il proprio è provare diversi strumenti per un lasso di tempo utile a capire se fanno al caso nostro o meno.
Con la matrice di Eisenhower riuscirai a gestire il tuo tempo e le cose che hai da fare in modo molto più efficiente, ottimizzerai le tue energie concentrandole e smetterai di perdere tempo: parola di un ex Presidente degli Stati Uniti.
E se vuoi una mano per trovare il metodo organizzativo perfetto per te, contattami: ne conosco tantissimi e non vedo l’ora di condividerli con te.
